Factura Electrónica

Que es Factura Electrónica

En Colombia, se define como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1929 de mayo de 2007.

Lo anterior implica certificación ISO del proceso de facturación para el emisor, aceptación de las partes, una clave técnica e informes bimestrales.

Beneficios de Facturar Electronicamente

• Reducción de tiempo de envío y radicación de facturas.
• Contribución a la protección del medio ambiente.
• Posibilidad de corregir errores en tiempo real y así evitar rechazo de facturas.
• Automatización no sólo de las facturas enviadas sino de las recibidas.
• Retorno de la inversión entre seis y ocho meses en la mayoría de casos. (dependiendo del volumen de facturas).
• Control del recaudo y control de pagos, cuando los sistemas están enlazados a servicios financieros en línea.
• Control de impuestos en tiempo real, entre otros beneficios.

Requisitos Técnicos que debe Cumplir la Factura Electrónica

• Aceptación de las partes (obligado y adquiriente)
• Autorización de la DIAN.
• Informes bimestrales.
• Requisitos técnicos: XML, PDF, Archivo de control y Firma Digital.
• Certificación ISO del proceso de facturación para el emisor.

Quienes Pueden Emitir una Factura Electrónica

Aquellas personas naturales o jurídicas que hagan la solicitud a la DIAN y sean aprobados además que

presenten la certificación ISO 9000 en su proceso de facturación o presente un tercero certificado encargado del proceso de facturación.

Quien Debe Conservar la Factura Electrónica

Tanto quien emite como quien recibe la Factura Electrónica deberá conservar las facturas electrónicas en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel.

Que es Certifactura

Es una solución de Facturación Electrónica que cumple con todos los parámetros ordenados por la ley

colombiana, la cual hace parte del portafolio de los productos de CERTICAMARA, y se concibió para facilitar y asegurar jurídicamente los procesos de facturación electrónica al interior de las empresas tanto públicas como privadas.

Necesidades de la Industria

• Optimizar los tiempos y procesos de operación y administración de las facturas enviadas y/o recibidas.

• Garantizar de manera oportuna la entrega y aceptación de la factura por parte de los clientes para mejorar el flujo de caja, y los indicadores de rotación de cartera.

• Eliminar los costos logísticos de envío de las facturas.

• Reducir los costos de operación de la factura convencional tales como tiempos del personal, de contabilidad, espacio físico y archivo e insumos tales como papel, tinta, energía eléctrica, depreciaciones y mantenimiento de maquinas entre otros etc.

• Disminuir los errores manuales de la facturación, así como los tiempos de conciliación y corrección.

• Garantizar jurídicamente que la factura electrónica tiene la misma capacidad probatoria ante instancias jurídicas que una factura convencional en caso de controversias con sus clientes.

• Mitigar el riesgo de pérdida de documentos (costos, reprocesos e inconvenientes jurídicos).

Necesidades Puntuales de la Organización

•Automatización de procesos de compras (pedidos, contratos, etc.) y ventas (facturación, recaudo, conciliación e inventarios).

•Soluciones de integración para cualquier sistema contable o informático.

•Personalización a las necesidades de LA EMPRESA respecto de sus procesos internos, documentos internos y estructura organizacional.

• Dentro de sus soluciones: CERTICÁMARA esta en capacidad de suministrar los requisitos de la ISO 9001, recursos necesarios (Licencias e infraestructura tecnológica).

FACTURA ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

La factura electrónica debe cumplir en Colombia los requisitos establecidos para la factura por computador, entre los cuales están los siguientes: 1- Todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del estatuto tributario, 2- Permitir al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc. (D. 1165/96, art. 13). 

“Si se utiliza factura con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario que deben cumplir tal formalidad, y el sistema computacional únicamente llena algunos espacios, no se considerará factura por computador, aun en el evento en que el programa permita al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente y ejecutar las demás operaciones a que hace referencia el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, es decir, no se está utilizando factura por computador conforme lo señalado anteriormente….” (DIAN, Conc. 85922, nov. 5/98, Tomado Legis Renta, Código Interno 3233 – Actualización Mayo de 2007). 

Significa esta aclaración que las denominadas facturas electrónicas simplificadas, que serían la firma electrónica de documentos derivados de las herramientas ofimáticas (word, excel, acrobat, ...) o productos dedicados a la firma electrónica de documentos, no tendrían aplicación al caso de Colombia. 

Igual ocurriría con una de las variantes más sencillas, cuando el emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo sería necesaria una clave con su certificado electrónico cualificado expedido por un prestador de servicios de certificación.

En Colombia el concepto de factura electrónica no había sido actualizado desde hace mas de 10 años, cuando la Ley 223 de 1995 modificó el artículo 616-1 (factura o documento equivalente) y su Decreto Reglamentario 1094 de 1996, expresamente derogado por el Decreto 1929 de Mayo de 2007. Algunos comentarios incluidos en este artículo, pueden cambiar cuando La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establezca mediante Resolución las características y contenido técnico de la factura electrónica del Decreto 1929, la cual deberá ser expedida a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del mismo. 

Cuando un empresario piensa en implementar un sistema de facturación electrónica, debe tener presente que no se trata de un proceso aislado, sino de un elemento integrado con las actividades financieras y de gestión de tesorería, que incluyen los flujos de compras y ventas de una entidad. Es por así decirlo, la consecuencia lógica de la actualización en tecnologías de información del conjunto de transacciones internas y externas de una organización en particular o de un grupo económico. 

Las Tecnologías de Información que tienen desarrollos a medida o integraciones complejas de productos, incluyen proyectos avanzados de facturación electrónica. Dichos proyectos lo que buscan son la integración con soluciones ya desplegadas de ERP (Enterprise Resource Planning) o BPM (Business Process Management), SCM (Supply Chain Management) o CRM (Customer Relationhip Management). 

En sentido general, hoy por hoy, se considera la facturación electrónica como la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un computador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. 

En Colombia, se define como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1929 de mayo de 2007, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. 

Adicionalmente, en nuestro país se requiere que el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente Decreto.

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran: 

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. 
•  Ahorro en el gasto de papelería. 
•  Facilidad en los procesos de auditoría. 
•  Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. 
•  Menor probabilidad de falsificación. 
•  Agilidad en la localización de información. 
•  Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. 
•  Procesos administrativos más rápidos y eficientes. 
•  Reducción de costes. 
•  Mejora de la eficiencia. 
•  Aumenta la seguridad documental. 
•  Reducción en tiempos de gestión. 
•  Mayor agilidad en la toma de decisiones. 

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.